AI-assistent voor kappers: afspraken via WhatsApp en telefoon, terwijl u knipt

Uw handen zitten in het haar van een klant, en ondertussen gaat de telefoon en komen er drie appjes binnen: "Kan ik zaterdag nog terecht?", "Wat kost highlights?", "Ik moet mijn afspraak verzetten." Een AI-assistent voor uw kapsalon beantwoordt die berichten meteen, zodat u gewoon kunt doorwerken.

Wat doet een AI-assistent in een kapsalon?

• Afspraken aanvragen via WhatsApp. De assistent vraagt welke behandeling, welke dag en welke tijd, en zet het afspraakverzoek in uw overzicht.
• Herinnering de dag van tevoren. De klant krijgt 24 uur vooraf een WhatsApp-bericht en kan met één tik bevestigen of annuleren. Zo hoort u op tijd dat iemand niet komt.
• Klanten terughalen. Na een termijn die u kiest, bijvoorbeeld 6 of 8 weken, stuurt de assistent een uitnodiging voor een vervolgafspraak.
• Vragen beantwoorden over behandelingen, prijzen, parkeren en openingstijden, ook als de salon dicht is.
• Om een review vragen na de behandeling, met een directe link naar uw Google-profiel.
• De telefoon opnemen. Met de AI-receptionist worden ook bellers geholpen terwijl u een klant helpt. Lees meer over de AI receptionist

Virtual assistant of AI-assistent?

De termen worden door elkaar gebruikt, maar er is een verschil. Een virtual assistant is vaak een mens die op afstand een paar uur per week voor u werkt: agenda bijhouden, mail beantwoorden. Een AI-assistent is software die dag en nacht direct antwoordt, op basis van wat u hem leert. Voor een kapsalon, waar de meeste vragen over afspraken en prijzen gaan en vaak buiten werktijd binnenkomen, is snelheid belangrijker dan maatwerk. Daar is een AI-assistent sterk in.

Zo begint u

1. Koppel uw WhatsApp Business-nummer met een QR-code. Klanten appen gewoon naar het nummer dat ze kennen.
2. Vul uw behandelmenu in, met tarieven (een "vanaf"-prijs is prima), openingstijden en de vragen die u vaak krijgt. Denk ook aan parkeren, betalen en uw annuleringsregels.
3. Kies uw toon. Tutoyeert u uw klanten of zegt u "u"? De assistent past zich aan.
4. Lees de eerste dagen mee in de inbox en neem het gesprek over waar u dat wilt. De assistent stapt dan opzij.

Let op: toestemming voor berichten

Herinneringen en uitnodigingen stuurt u alleen aan klanten die daarvoor toestemming hebben gegeven, en een klant moet zich altijd eenvoudig kunnen afmelden. Hoe dat werkt, leest u in AVG & opt-out: WhatsApp binnen de regels.

Lees ook: 5 manieren om no-shows te verminderen · Toepassingen voor kappers